نموذج رسالة شكوى رسمية
[جهة الشكوى]
[عنوان الجهة]
[مدينة، بلد]
[التاريخ]
[جهة الشكوى]
[عنوان الجهة]
[مدينة، بلد]
السيد/السيدة المحترمة،
أتقدم بخالص التحية والاحترام، وأود أن أعبر عن شكواي الرسمية بخصوص [سبب الشكوى]. أنا [الاسم]، وأنا أحد العملاء/الموظفين/المستفيدين لجهتكم الموقرة.
أود أن أشير إلى أنني قد واجهت مشكلة/مسألة غير مرضية/تجربة سلبية مع خدماتكم/منتجاتكم/أداء الموظفين، والتي تعتبر مزعجة وتؤثر على سمعة جهتكم الرفيعة.
[اشرح بشكل دقيق وواضح سبب الشكوى والتفاصيل المتعلقة بالحادثة. حاول أن تقدم معلومات واقعية ودقيقة لتسهيل فهم الوضع من جهة الشكوى.]
بناءً على ما ذُكر أعلاه، أود أن أطلب من جهتكم أن تتخذوا الإجراءات اللازمة لحل هذه المشكلة واتخاذ التدابير الواجبة لضمان عدم تكرارها في المستقبل. أتمنى أن تتم معالجة شكواي بأسرع وقت ممكن وأن يتم التواصل معي لإبلاغي بالتدابير المتخذة للتعامل مع الوضع.
إذا لم تتمكنوا من حل هذه المشكلة بشكل رضائي، فأود أن أبلغكم بأنني قد أحتفظ بحقي في اتخاذ خطوات إضافية قانونية/مشاركة هذه التجربة السلبية مع المجتمع/الجهات المعنية الأخرى.
أرجو أن تأخذوا شكواي على محمل الجد وتتعاملوا معها بجدية. شكراً لتفهمكم وتعاونكم.
مع خالص التقدير،
[الاسم]
[رقم الهاتف]
[عنوان البريد الإلكتروني]
أولا: الموضوع
قم بذكر الموضوع في خط كبير في منتصف الصفحة. استخدم عبارة "رسالة شكوى" أو "رسالة عدم رضى" أو ما شابه من العبارات.
ثانيا: التحية
قم بإستخدام التحية الرسمية مستخدما إسم و منصب مستلم الرسالة. مثلا "حضرة رئيس قسم المتعاملين السيد محمد النايف"
ثالثا: المقدمة
قم بالتعريف بنفسك في بداية الرسالة و اشرح الوضع الذي تعرضت فيه للظلم أو سوء المعاملة. مثلا "إسمي فلان و قد اشتريت من متجركم كذا و كذا في تاريخ كذا". كن دقيقا في المعلومات. للحصول على أفضل نتيجة من الشكوى، قم بذكر كل المعلومات المتعلقة بقضيتك بشكل دقيق من دون إغفال أي تفصيل حتى لا تترك مجال للشك و الأخذ و الرد.
رابعا: الشكوى
بعد التعريف بالنفس في الفقرة الأولى، الآن حان الوقت للدخول في الموضوع. صف الموقف الذي تعرضت له بالتفصيل، مثلا سوء معاملة أو منتج غير صالح أو تأخير في التسليم أو تأخير في معاملة. لا تغفل أي معلومة مهما كانت صغيرة.
خامسا: المطلوب
بعد ذكر موضوع المشكلة، حان الوقت لتحديد طلبك و هذا هو أهم جزء في الرسالة. كل شكوى لها حل أو تعويض مادي أو معنوي. حدد ما الذي تريده من شكواك و اطلبه بشكل صريح. مثلا. إذا اشتريت منتج غير صالح بإمكانك طلب استرداد أموالك أو طلب تبديل أو إعادة المنتج. أما إذا كانت الشكوى بسبب تأخر معاملة، فبإمكانك طلب تسريع الطلب.
