نموذج رسالة اعتذار رسمية باللغة العربية
[اسم المرسل]
[عنوان المرسل]
[المدينة، الدولة]
[رقم الهاتف]
[البريد الإلكتروني]
[تاريخ الإرسال]
[اسم المستلم]
[عنوان المستلم]
[المدينة، الدولة]
الموضوع: اعتذار رسمي
أعزُّ السيد/السيدة [اسم المستلم],
أتقدّم إليكم بأسمى التحية والاحترام. أودُّ بدايةً أن أعرب عن أسفي وألمي الشديدين للخطأ الذي ارتكبته، والذي أدى إلى الإزعاج والاستياء الناتج عنه. أنا مدرك/ة تماماً للأثر السلبي الذي تسببت فيه تلك الأحداث، وأنا أدرك حجم المسؤولية التي أقع عليها.
أود أن أُطلِعَكُم على حقيقة أن هذا الخطأ لم يكن مقصودًا بأي حال من الأحوال، بل كانت نتيجة لسوء التفاهم أو الإهمال. أنا أتحمل العبء الكامل للواقعة وأقدم اعتذاري الصادق لكم ولجميع الأشخاص الذين تأثروا سلباً بسبب هذا الأمر.
تكريماً لكرامتكم وتقديراً لحقوقكم، أتعهد باتخاذ جميع الإجراءات اللازمة لتصحيح هذا الخطأ وضمان عدم تكراره مستقبلاً. سأعمل جاهداً على تقديم تعويضات إن أمكن، والتأكد من تحسين سياسات وإجراءاتنا لضمان الجودة والكفاءة في المستقبل.
إنني أتطلع إلى فرصة للتحدث معكم شخصياً ومناقشة الموقف بتفصيل أكثر. إذا كنتم ترغبون في ذلك، يُرجى الاتصال بي عبر البريد الإلكتروني [البريد الإلكتروني الخاص بك] أو هاتفي [رقم الهاتف الخاص بك] في أي وقت يناسبكم.
أعتذر مرة أخرى عن الخطأ الذي وقعت فيه وعن كل الإزعاج الناتج عنه. أتمنى أن تتقبلوا اعتذاري وتمنحون لي فرصة لتصحيح الأمر.
مع خالص الاحترام،
[اسم المرسل]
كيفية كتابة رسالة اعتذار
أولا التحية
ابتدأ الرسالة بالتحية الرسمية المناسبة. مثلا يمكنك استخدام عبارة "السيد محمد النايف المحترم" أو "حضرة السيدة وفاء العطار المحترمة". دائما أكتب الإسم الكامل للمستلم إذا كان اعتذار رسمي. في حال كان خطاب الاعتذار شخصي فلا بأس من استخدام الاسم الأول فقط.
ثانيا: المقدمة
إذا كانت الرسالة ردا على شكوى فقم بإخطار المستلم بأنك استلمت رسالته و أن هذه الرسالة هي رد عليها. يمكنك مثلا استخدام عبارة "لقد استلمنا الشكوى التي تقدمت بها بتاريخ كذا و نحن آسفون جدا على ما حصل" أو مثلا "هذه الرسالة هي ردا على الشكوى التي تقدمت بها بتاريخ كذا". إذا كان خطاب الاعتذار ليس ردا على شكوى بأدخل بالمضمون مباشرة.
ثالثا: الإعتراف بحصول خطأ
قدم اعتذارك على الخطأ أو سوء المعاملة أو سوء التفاهم الذي حصل. أوضح للمستلم تفهمك للضرر الذي حصل و أنك لا تقبل به على الإطلاق. من المهم جدا أن يعرف متلقي خطاب أو رسالة الاعتذار أنك تتفهم الموقف و أنك مستعد لتحمل المسؤولية حتى و لو كان لا علاقة لك مباشرة بالسبب. لا تقلق، سوف يتنسى لك في الفقرة التالية شرح الأسباب و الحلول و ايضاح الموقف و لكن يجب تبيان تفهمك للضرر قبل أي شيئ.
رابعا: شرح الموقف و الأسباب
بعد أن قمت بالاعتراف بحصول خطأ في الفقرة السابقة، الآن حان وقت شرح الموقف و تعليل الأسباب. حاول قدر الإمكان إعطاء سبب منطقي للخطأ. بعد الأخطاء يمكن أن تكون خارجة عن الإرادة و لا يمكن توقعها أو السيطرة عليها مثل الطقس مثلا، إذا كنت تعمل في خدمات التوصيل و تأخرت على أحد العملاء بسبب الطقس. بعد الأخطاء تكون بسبب خطأ طرف ثالث، مثلا إذا كنت تقدم خدمات تصليح للسيارات و الشركة المزودة لقطع الغيار لم تسلم الشحنة في الوقت الصحيح. حاول قدر الإمكان إلقاء اللوم على عوامل خارجية لتخفيف عبء المسؤولية عنك.
خامسا: التسوية و التحسين
هذه هي الفقرة التي ينتظرها المتضرر. تذكر أن المتضرر لا تهمه الأسباب أو أي شيئ آخر، كل ما يريد معرفته هو شيئين: أولا كيف سوف تقوم بإصلاح الخطأ أو حل المشكلة و ثانيا ماذا ستفعل كي تضمن عدم تكرار هذا الخطأ مرة ثانية. و هذا مع عليك كتابته هنا. ليس كل الأخطاء يمكن إصلاحها (إلغاء رحلة طيران مثلا) و لكن يمكن دائما إيجاد طريقة ما للتعويض، تعويض معنوي (اعتذار و اعتراف بالخطأ) أو مادي (إعادة سلعة، استرداد نقدي، الخ...). بعد التسوية و التعويض، إشرح الخطوات التي تنوي اتخاذها كي لا يتكرر هذا الموقف مرة ثانية.
